Perpustakaan Digital ITB

Tim Environment dibawah PT Salima Riau Energy memiliki tim kecil yaitu ENV Contracting Team (ECT) yang bertugas untuk membuat kontrak kerjasama dengan kontraktor untuk mensupport pekerjaan tim Environment dalam melakukan tugasnya menjaga lingkungan. Tugas besar ECT terbagi dalam 2 tahapan besar, yaitu develop new Contract atau yang biasa disebut dengan periode Pre-Award Contract dan memonitoring, memanage proses pelaksamaan kontrak yang sudah disepakati bersama atau yang biasa disebut dengan periode Post Award Contract. Masalah yang diangkat pada thesis ini adalah Post Award Activity. Kondisi saat ini, yang menjadi masalah adalah: 1. Organisasi ECT yang terlalu besar dan “gemuk” hasil penilaian manajemen. 2. Proses tracking and monitoring pelaksanaan kontrak yang masih manual menggunakan file excel yang disimpan oleh masing-masing personnel. 3. Dokumentasi data dan informasi dalam proses pelaksanaan Post Award Contract yang masih disimpan oleh masing-masing personnel dalam folder masing-masing. Menghadapi masalah diatas tersebut, maka untuk mengetahui akar masalah, dilakukan Analisis masalah yang menggunakan metode 5 Whys dan metode Fishbone Diagram. Untuk menyelesaikan masalah dalam Organisasi ECT team, team ITF, dengan persetujuan ENV Management, memilih Change Management dari John P. Kotter sebagai acuan dan referensi untuk mengembangkan proses perbaikan yang didukung juga dengan Lean Sigma Project yang dapat digunakan sebagai matriks tingkat keberhasilan dari Change Management. Setelah dilakukan proses improvement menggunakan Change Management lengkap mengikuti 8 step yang ada, proses improvement terhadap behavior ECT member dan kemampuan membuat IT program, Contract Management and Improvement System – CMIS, dapat dilakukan dengan baik dengan dukungan penuh dari ECT management dan ENV management. Untuk mengukur kesuksesan proses improvement ini, dibantu juga dengan project Lean Sigma, dimana setelah menggunakan CMIS dan dilakukan beberapa traning soft skill terhadap ECT member, kinerja ECT organisasi meningkat 45% untuk post award activity dan dengan pengurangan member ECT dari 31 personnel menjadi 19 personnel.