Perpustakaan Digital ITB

Untuk mengelola proses pengadaan di PT Wijaya Karya (Persero), Tbk (biasa disebut dengan WIKA) yang nilainya mencapai 70% dari nilai keseluruhan proyek, dibutuhkan organisasi pengadaan proyek yang andal. Organisasi yang tidak mampu mengelola pengadaan proyek dengan baik dapat menimbulkan kerugian perusahaan. Namun, dalam praktiknya, organisasi pengadaan proyek saat ini memiliki bentuk yang berbeda-beda sehingga berpotensi memberikan hasil pengadaan yang tidak standar. Akar masalah perbedaan bentuk organisasi pengadaan proyek ini adalah ketiadaan pedoman baku untuk menyusun organisasi pengadaan proyek sampai dengan tingkatan yang bawah. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan pedoman operasional cara menyusun organisasi pengadaan yang diperlukan bagi proyek-proyek besar WIKA, dan secara khusus menghasilkan bentuk organisasi pengadaan, uraian jabatan hingga spesifikasi jabatan. Penelitian ini menggunakan pendekatan organisasi pengadaan proyek besar yang ada di PT Wijaya Karya (Persero), Tbk dan dilengkapi pendekataan pemetaan proses bisnis, line balancing, dan teori organisasi. Dengan menggunakan pendekatan-pendekatan tersebut, penelitian ini dilakukan dalam empat tahapan besar yaitu penyusunan rancangan pedoman, ujicoba rancangan pada salah satu proyek besar, analisis kinerja dan implikasi manajerial, serta penyusunan kesimpulan dan saran. Dalam rancangan pedoman sendiri, sebagai hasil utama penelitian, dalam menyusun organisasi pengadaan, perlu mengikuti tahapan yang meliputi pemetaan proses bisnis, pengukuran beban kerja, penyeimbangan beban kerja, pengelompokkan proses bisnis dan bentuk organisasi berdasarkan beban kerja yang telah diseimbangkan, hingga menyusun uraian jabatan dan spesifikasi jabatan. Berdasarkan analisa yang dilakukan, bentuk organisasi yang dipilih adalah bentuk fungsional karena kelompok kegiatan sudah dibagi sesuai dengan fungsi masing-masing. Usulan organisasi ini mempunyai kelemahan salah satunya adalah adanya kemungkinan agak sulit untuk mencari orang yang mengisi jabatan dari organisasi ini karena dalam satu kelompok kegiatannya terdiri dari beberapa proses bisnis yang mungkin ada perbedaan ilmu dan teorinya. Namun, rancangan pedoman dapat memberikan bentuk organisasi standar yang disusun atas dasar proses bisnis pengadaan dengan beban kerja yang seimbang. Adapun secara umum diharapkan dengan adanya pedoman ini, tujuan pengadaan dapat dicapai lebih baik dan kesenjangan antar jabatan berkurang karena beban kerjanya seimbang. Agar dapat terimplementasi dengan baik perlu dilakukan persiapan yaitu dengan mensyaratkan semua pegawai yang diangkat menjadi Manajer Proyek memahami semua proses bisnis pengadaan dan meyakinkan kepada pemilik pekerjaan dengan cara menjelaskan bahwa organisasi pengadaan yang dibuat sesuai dengan proses bisnis pengadaan sehingga ketersediaan semua kebutuhan bahan tetap akan terpenuhi dari segi kuantitas, kualitas, dan waktu; dan melakukan pemetaan kompetensi pegawai. Apabila kompetensinya belum memenuhi spesifikasi jabatan yang ditentukan perlu dilakukan pelatihan untuk meningkatkan kompetensinya.