Perpustakaan Digital ITB

Pengadaan digital menjadi kebutuhan strategis bagi industri minyak dan gas yang memiliki kompleksitas operasional tinggi. PT Kilang Pertamina Internasional (PT KPI) sebagai entitas strategis di sektor energi nasional menghadapi permasalahan berupa penggunaan 26 aplikasi pengadaan berbeda yang tersebar di berbagai Refinery Unit (RU) dan Kantor Pusat. Ini menyebabkan proses manual yang berlapis, rendahnya integrasi end-to-end, serta lamanya siklus persetujuan yang berdampak pada efektivitas pengadaan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis implementasi Sistem Pengadaan Digital di PT KPI serta merancang perbaikan sistem yang terintegrasi guna meningkatkan efektivitas proses pengadaan. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif-deskriptif yang diperkaya dengan analisis kuantitatif komparatif terhadap kinerja proses. Kerangka analisis utama yang digunakan adalah Six Sigma melalui metode DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Pada tahap Analyze, dilakukan Business Process Analysis (BPA) untuk memetakan kondisi as-is dan membandingkannya dengan rancangan to-be. BPA diperkuat dengan penerapan Business Analysis Techniques (BAT) yang meliputi MOST Analysis, Stakeholder Matrix, Cross-Functional Matrix, Gap Analysis, Five Whys, serta KPI Monitoring Framework untuk mengidentifikasi akar permasalahan, kesenjangan proses, serta indikator kinerja perbaikan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem saat ini memiliki kesenjangan pada aspek integrasi sistem, standarisasi proses, kualitas data, dan visibilitas monitoring. Implementasi sistem pengadaan digital terintegrasi berpotensi meningkatkan efektivitas melalui penyederhanaan alur kerja, pengurangan duplikasi aplikasi, standarisasi proses, penguatan audit trail, serta peningkatan visibilitas real-time. Evaluasi menunjukkan adanya penurunan waktu siklus dan peningkatan konsistensi data sebagai indikator peningkatan efektivitas proses pengadaan. Secara kuantitatif, hasil perbandingan menunjukkan bahwa pengadaan barang mengalami efisiensi sebesar 50%, sedangkan pengadaan jasa menunjukkan efisiensi sebesar 43%.