Perpustakaan Digital ITB

Setelah pemerintah Indonesia mengumumkan bahwa kerjasama dengan PT TEI berakhir pada Agustus, 2021, maka dari tim manajemen proyek mengubah strategi bisnis yang berdampak kepada departemen land untuk menyelesaikan akses tanah satu lokasi dengan maksimum waktu 2.5 bulan dari saat perintah kerja dikeluarkan hingga pembayaran akses tanah. Hal ini membuat manajemen departemen land meminta tim LAA untuk mereview proses kerja selama ini. Dari hasil review bersama tim internal bahwa proses permintaan pembayaran dan pemeriksaan dokumentasi (selanjutnya disebut dengan Proses Utama) menjadi prioritas utama untuk diimprovisasi dikarenakan proses-proses lainnya/sebelumnya sangat bergantung kepada ketersediaan pihak dari luar perusahaan. Di samping itu, tim LAA juga dihadapkan dengan temuan-temuan terkait kepatuhan dokumentasi dari tim compliance, sehingga solusi potensial diharapkan mampu mengeliminasi temuan tersebut di tahun ini. Proyek akhir ini memanfaatkan metodologi DMAIC untuk mendefinisikan permasalahan, mengukur kinerja saat ini pada Proses Utama, mengidentifikasi akar permasalahan yang menyebabkan lamanya waktu penyelesaian dan munculnya temuan terkait kepatuhan dokumentasi pada Proses Utama, dan menemukan solusi perbaikan untuk permasalahan tersebut. Dari data statistik, bahwa setiap sub proses yang terjadi pada Proses Utama memiliki nilai sigma level dan indeks kapabilitas yang kecil. Hal ini membuktikan adanya masalah serius dalam Proses Utama terkait keakuratan dan keterpusatan target dari parameter waktu penyelesaian. Pada analisa akar permasalahan, analisa dalam setiap sub-proses dilakukan dengan mengidentifikasi aktivitas nilai tambah dan aktivitas tanpa nilai tambah. Aktivitas tanpa nilai tambah dalam bentuk Waste yang didapatkan berupa waktu tunggu yang lama dalam pemeriksaan dan penandatanganan dokumen RFP, temuan cela untuk beberapa item dalam dokumen RFP, dan perpindahan dokumen terlalu banyak. Selanjutnya, penulis dan tim memanfaatkan analisa 5 whys dan analisa mode dan efek kesalahan dimana 5 whys bermanfaat untuk mengelaborasi suatu permasalahan menjadi lebih detail, dan analisa mode dan efek kesalahan bermanfaat untuk memberikan penilaian permasalahan secara kuantitatif yang dielaborasi pada metode 5 whys untuk mengetahui evaluasi resiko yang menggunakan angka kegawatan, angka kejadian, dan angka deteksi. Pada tahapan perbaikan didapatkan delapan solusi potensial yang dihasilkan dari pengkategorian penyebab kesalahan hasil dari FMEA dan lean tools dan thinking dimana untuk penentuan prioritas solusi potensial, penulis dan tim menggunakan grafik PICK yang menganalisa berdasarkan keuntungan dan kemudahan penerapan. Grafik tersebut memprioritaskan dua solusi potensial untuk diterapkan yaitu persetujuan pimpinan secara elektronik dan pembaruan daftar dokumen yang diperiksa dengan merincikan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan Proses Utama dan memberikan kolom khusus untuk proses-proses tertentu yang memerlukan perhatian khusus. Selanjutnya, proses implementasi uji coba dilakukan untuk memastikan dua solusi terpilih mampu memberikan perbaikan kualitas dan waktu dalam Proses Utama. Hal terpenting dalam implementasi uji coba ini adalah rencana jadwal, kerjasama dengan pihak yang berkompetensi, sosialisasi, dan pengawasan dari tim dalam proses eksekusi. Kemudian, dari empat dokumen yang diuji coba mendapatkan nilai sigma level, indeks kapabilitas dan kapabilitas potensial yang bernilai lebih tinggi, serta tidak ditemukannya temuan terkait kepatuhan dokumentasi. Hal positif ini dapat diartikan bahwa terjadi perbaikan kualitas dan waktu penyelesaian Proses Utama yang akan berdampak pada percepatan mendapatkan akses tanah untuk pekerjaan permukaan.