Perpustakaan Digital ITB
PT Mulawarman Mitra Medika, sebuah distributor alat kesehatan, menghadapi tantangan operasional yang kritis: ketidakakuratan sistemik dalam data inventaris karena proses pencatatan yang manual dan berbasis kertas. Dari 2022 hingga 2024, perusahaan mengalami penurunan pendapatan sebesar 45 persen dari kinerja puncaknya, mencerminkan ketidakmampuan untuk bersaing secara efektif di pasar distribusi peralatan kesehatan Indonesia yang terus berkembang. Penelitian lapangan mengungkapkan bahwa sistem pencatatan inventaris perusahaan menderita dari perbedaan berulang antara tingkat stok yang tercatat dan tingkat stok aktual, dengan tingkat kesalahan antara 15 hingga 25 persen; penundaan pemrosesan informasi 5 hingga 7 hari dari transaksi hingga laporan manajemen; dan ketiadaan validasi data real-time atau standarisasi. Kegagalan operasional ini dalam akurasi inventaris merusak fondasi untuk pengukuran kinerja yang dapat diandalkan. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem pencatatan inventaris berbasis web yang disesuaikan dengan konteks operasional PT Mulawarman Mitra Medika dan mengintegrasikan sistem tersebut dengan kerangka kerja Sistem Manajemen Kinerja Berbasis Pengetahuan (KBPMS) untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan kualitas pengambilan keputusan. Penelitian ini mengadopsi pendekatan metode campuran yang menggabungkan analisis kualitatif proses bisnis dan wawancara pemangku kepentingan dengan analisis benchmarking kuantitatif dan pembobotan variabel kinerja menggunakan Proses Hirarki Analitik (AHP).
Dengan menggunakan metodologi Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC), penelitian ini merancang sistem inventaris berbasis web yang menangkap pergerakan stok secara real-time, mengotomatisasi validasi data, mengurangi kesalahan entri manual, dan menghasilkan laporan manajemen segera. Dalam kerangka kerja KBPMS, penelitian ini menggunakan Proses Hirarki Analitik untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan variabel kinerja utama di tiga perspektif (Hasil Bisnis, Proses Internal, dan Kapabilitas Sumber Daya), dengan pertumbuhan pendapatan, waktu siklus stok opname, dan tingkat adopsi pengguna sistem muncul sebagai tiga indikator paling penting bagi PT MMM. Analisis benchmarking membandingkan kinerja dasar PT MMM terhadap standar industri untuk distributor peralatan kesehatan dan SME Indonesia, menetapkan target kinerja untuk sistem yang diusulkan. Desain sistem inventaris berbasis web yang terintegrasi dan KBPMS yang diusulkan mencakup indikator kinerja terperinci dan target, pemetaan hubungan antar variabel, perjanjian tingkat layanan, dan roadmap implementasi yang mencakup fase persiapan, pelatihan, dan peluncuran pilot. Bersama-sama, sistem pencatatan inventaris dan integrasi KBPMS diharapkan dapat mengurangi kesalahan entri data dari 15-25 persen menjadi kurang dari 5 persen, memperpendek siklus stok opname, meningkatkan keandalan pelaporan dari tertunda menjadi real-time, dan memperkuat keselarasan strategis antara aktivitas operasional dan strategi bisnis.
Penelitian ini berkontribusi secara praktis dengan menyediakan desain sistem inventaris siap implementasi yang disesuaikan untuk UKM Indonesia di bidang distribusi peralatan kesehatan, dan secara teoritis dengan mengilustrasikan bagaimana sistem inventaris digital yang dirancang SDLC dapat memberikan fondasi data yang dapat diandalkan yang diperlukan agar kerangka kerja KBPMS berfungsi secara efektif dalam mendukung peningkatan kinerja berkelanjutan dalam konteks organisasi yang serupa.