Perpustakaan Digital ITB

Pondok Pesantren Al Umanaa saat ini menghadapi tantangan dalam pengelolaan informasi akademik akibat penggunaan sumber data yang terfragmentasi, seperti penggunaan platform Airtable, dan spreadsheet yang tidak saling terintegrasi. Kondisi ini menyebabkan redundansi proses, inkonsistensi format data, dan inefisiensi waktu yang signifikan, terutama saat rekapitulasi data untuk pembuatan rapor semester. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi terintegrasi berbasis Enterprise Resource Planning (ERP) guna menciptakan sentralisasi data, menstandarisasi alur informasi antar unit, serta mengeliminasi proses manual yang berulang demi meningkatkan efisiensi operasional akademik. Pengembangan sistem dilakukan menggunakan metodologi Oracle Application Implementation Methodology (AIM) yang mencakup fase Definition, Operation Analysis, Solution Design, hingga Build, serta didukung oleh pemodelan proses menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dan pemodelan data menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). Solusi yang dihasilkan berupa rancangan dan konfigurasi prototipe ERP menggunakan Odoo 17 Community Edition dengan integrasi modul OpenEduCat dan modul kustom. Pada penelitian ini, digunakan modul-modul bawaan OpenEduCat seperti modul Timetable, Faculty, Exam, Attendance, dan modul Student Information System. Selain itu, pada implementasi ini juga digunakan modul bawaan Odoo, seperti Expense dan modul Attendance yang diintegrasikan dengan modul Biometric Device Integration dari Cybrosys Technologies. Untuk modul custom, dibuat modul Kesehatan Santri, Prestasi & Asrama, Kedisiplinan, Ekstrakurikuler, Rapor Santri, dan modul Pusat Dokumen. Hasil implementasi modul yang dilakukan melalui verifikasi dan validasi menunjukkan bahwa sistem usulan mampu memfasilitasi integrasi data lintas unit (Sekolah, Kurikulum, Kesiswaan, UKS, Ta'mir, Perpustakaan, Unit Pengasuhan, dan Budaya Lingkungan), menyederhanakan proses administrasi, serta menyediakan akses informasi secara real-time dan akurat untuk pengambilan keputusan.