Perpustakaan Digital ITB

PT Surya merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang jasa fabrikasi dan manufaktur lembar logam dengan sistem produksi job shop dan menerapkan budaya lean manufacturing dalam mengelola proses bisnisnya. PT Surya tengah melakukan upaya perbaikan proses bisnis untuk mengatasi tingkat keterlambatan pengiriman yang cukup tinggi pada tahun 2022 sebesar 44,54%. Internal Consultant PT Surya beranggapan bahwa salah satu aspek yang berperan penting pada keterlambatan pengiriman adalah proses penanganan order Divisi Pemasaran dan Penjualan PT Surya yang kurang produktif akibat dari adanya aktivitas kerja tidak bernilai tambah yang menjadi bagian rutin dalam keseharian pekerja. PT Surya kesulitan dalam mengidentifikasi dan menilai tingkat signifikansi dari pemborosan tersebut dikarenakan tidak adanya panduan kerja yang jelas dan terstandar serta belum adanya alat untuk menilai efisiensi aktivitas kerja pada proses terkait. Oleh karena itu, dibutuhkan pemetaan dan perbaikan terhadap aktivitas kerja yang termasuk ke dalam proses bisnis penanganan order Divisi Pemasaran dan Penjualan PT Surya. Pemetaan dan perbaikan proses bisnis tersebut diharapkan dapat mengidentifikasi dan meminimalisasi pemborosan yang terjadi serta memudahkan perusahaan dalam menentukan upaya perbaikan yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efisiensi proses terkait. Pemetaan dan perbaikan proses bisnis penanganan order Divisi Pemasaran dan Penjualan PT Surya dilakukan dengan menggunakan metodologi model-based & integrated process improvement (MIPI). Langkah pertama yang dilakukan dalam memetakan dan memperbaiki proses bisnis adalah mengidentifikasi tujuan perbaikan proses bisnis yang dilakukan dengan berdasar pada strategi perusahaan. Selanjutnya, dilakukan identifikasi dan pemetaan proses bisnis existing divisi terkait melalui observasi langsung, in-depth interview, dan studi dokumentasi dengan menggunakan workflow survey & process profile worksheet dan cross- functional flowchart. Proses bisnis existing tersebut dianalisis dengan menggunakan analisis nilai tambah dan analisis multi-momen untuk menentukan unit proses bisnis kritis. Unit proses bisnis kritis tersebut dipetakan dengan menggunakan diagram IDEF0 dan diidentifikasi pemborosan serta permasalahan yang ada dengan menggunakan analisis pemborosan dan analisis 5M. Selanjutnya, dilakukan penentuan akar masalah dengan menggunakan 5 whys analysis. Akar masalah tersebut dijadikan dasar dalam menentukan usulan perbaikan yang tepat untuk masing-masing unit proses bisnis kritis. Kemudian, usulan perbaikan proses bisnis tersebut dipetakan ke dalam diagram IDEF0, workflow survey & process profile worksheet, dan cross-functional flowchart usulan. Terakhir, dilakukan perancangan rencana implementasi dengan menggunakan project charter. Secara garis besar, usulan perbaikan yang diajukan adalah pembuatan dan penggunaan SOP dan checklist, pembuatan dan penggunaan sistem informasi perusahaan, dan pemberian pelatihan kepada pegawai. Usulan perbaikan tersebut diikuti dengan penambahan, pengurangan, dan pengintegrasian proses bisnis penanganan order Divisi Pemasaran dan Penjualan PT Surya. Berdasarkan usulan perbaikan yang dirancang, didapatkan proses bisnis perbaikan yang lebih ramping dari yang sebelumnya berjumlah 113 tugas menjadi 106 tugas. Selain itu, terdapat pengurangan proporsi aktivitas NVA sebesar 10,33% dan pengurangan labor cost/day Divisi Pemasaran dan Penjualan PT Surya hingga Rp 82.081/pekerja/hari.