Perpustakaan Digital ITB

PT Bukit Asam Tbk (PTBA) memproses 2.679 permintaan pengadaan pada paruh pertama tahun 2025, di mana 55% di antaranya merupakan suku cadang perawatan yang penting untuk menjaga kelancaran dan keandalan operasi dengan total 1.368 Purchase Requisition (PR). Fokus penelitian ini adalah menganalisis dan meningkatkan waktu pengadaan untuk suku cadang perawatan mulai dari saat PR diajukan hingga Purchase Order (PO) selesai diterbitkan. Metodologi penelitian menggabungkan analisis kuantitatif terhadap data transaksi dengan pemodelan proses menggunakan BPMN dan simulasi melalui perangkat lunak Bizagi. Wawasan tambahan diperoleh melalui wawancara dan diskusi kelompok terarah bersama para pemangku kepentingan terkait. Simulasi proses As-Is menunjukkan bahwa total waktu pengadaan mencapai 60,5 hari dari awal hingga akhir, jauh melebihi target perusahaan sebesar 50 hari. Keterlambatan utama terjadi pada tahap pelaksanaan pengadaan dan pembuatan PO, terutama karena adanya prosedur berulang dan proses persetujuan yang masih dilakukan secara manual. Untuk mengatasi hal tersebut, penulis mengusulkan beberapa solusi bisnis melalui pendekatan Business Process Reengineering (BPR) seperti penerapan tanda tangan elektronik untuk mempercepat persetujuan, penerapan umbrella contract untuk menghilangkan siklus pengadaan yang berulang, serta implementasi sistem vendor rating dan risk dashboard yang memberikan visibilitas waktu nyata terhadap potensi masalah. Simulasi To-Be dari perbaikan yang diusulkan menunjukkan bahwa dalam skenario campuran, di mana 45% pengadaan menggunakan umbrella contract dan 55% tetap dengan metode konvensional, rata-rata waktu pengadaan menurun menjadi 44.7 hari dan berhasil melampaui target KPI yang diharapkan. Hasil ini menunjukkan bahwa kombinasi alur persetujuan digital, pengaturan kontrak yang terstandar, dan pemantauan risiko secara proaktif dapat meningkatkan efisiensi operasional pengadaan. Selain itu, penelitian ini juga membuktikan nilai praktis dari penerapan BPR dalam meningkatkan proses pengadaan agar lebih responsif dan andal di sektor pertambangan.