Perpustakaan Digital ITB

PT Toyota Astra Motor adalah perusahaan yang bergerak di bidang industri otomotif dan berperan sebagai importir, distributor, serta agen penjualan untuk produk Toyota dan Lexus di Indonesia. Proses operasional logistik kendaraan ditangani oleh Divisi Vehicle Logistics (VLD). VLD berperan untuk memastikan ketepatan waktu pengiriman unit mobil berdasarkan Monthly Delivery Planning (MDP). Namun, dalam enam bulan terakhir, persentase rata-rata ketepatan waktu pencapaian wholesales dibandingkan dengan perencanaan MDP masih sebesar 40,63%. Terdapat celah sebesar 59,37% antara kondisi aktual dan kondisi ideal. Hal ini disebabkan adanya proses pada area receiving dan post production operation yang belum terstandardisasi yang ditandai dengan belum adanya standar pengerjaan proses. Dengan demikian, diperlukan perbaikan proses untuk menanggulangi permasalahan tersebut. Perbaikan proses pada penelitian ini menggunakan model Business Process Improvement (BPI). Perbaikan proses dimulai dengan pemetaan proses area receiving dan post production operation melalui wawancara dengan pihak perusahaan. Pemetaan proses dilakukan dengan metode Cross Functional Flowchart untuk memahami aliran dan penanggung jawab proses dan Process Classification Framework untuk memahami kelompok dan struktur proses. Kemudian, dilakukan evaluasi permasalahan pada proses menggunakan kerangka Risk Based Thinking (RBT) dimana penilaian risiko dilakukan dengan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA). Evaluasi dilakukan dengan mewawancarai dan menyebarkan kuesioner kepada dua orang penanggung jawab dari tiap proses. Hasil evaluasi tersebut menunjukkan bahwa terdapat 19 risiko yang diprioritaskan untuk diperbaiki dari 40 risiko yang diidentifikasi. Selanjutnya, dilakukan evaluasi performansi proses menggunakan Value Added Analysis (VAA) oleh peneliti. Hasil evaluasi tersebut menunjukkan bahwa terdapat 10 tugas berjenis value-added (9,26%), 86 tugas berjenis business value-added (79,63%), dan 12 tugas berjenis non-value-added (11,11%). Berdasarkan hasil evaluasi, dilakukan penyusunan usulan perbaikan dengan memberikan perlakuan pada risiko berupa penerimaan risiko, pengurangan risiko, pemindahan risiko, atau pembuatan rencana cadangan serta perampingan proses dengan metode systematic reengineering ESIA (Elimination, Simplification, Integration, dan Automation). Hasil proses perbaikan disertai dengan 8 usulan tindakan perbaikan yang perlu dilakukan untuk mengatasi risiko kegagalan. Hasil tersebut kemudian divalidasi melalui wawancara kepada pihak manajemen untuk mengetahui kesesuaian dan fisibilitas penerapan usulan perbaikan. Perbaikan proses menghasilkan penurunan jumlah tugas dari 108 tugas menjadi 97 tugas yang terdiri dari 10 tugas berjenis value-added (10,31%), 87 tugas berjenis business value-added (89,69%), dan 0 tugas berjenis non-value-added (0%).