Perpustakaan Digital ITB
PT Pupuk Kujang (PKC) melakukan pemenuhan kebutuhan bahan baku untuk
produksi pupuk NPK, sebagian besar diperoleh dari proses impor (68,28% dari
harga pupuk NPK berasal dari biaya pembelian bahan baku secara impor).
Pengadaan bahan baku secara impor dilakukan menggunakan sistem pengadaan
tersentralisasi di PT Pupuk Indonesia (PIHC) sebagai induk perusahaan. Proses
pengadaan bahan baku secara impor yang dilakukan PIHC dimulai dari proses
perencanaan sampai dengan proses tender selesai. Pada proses perencanaan
dilakukan penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang nantinya akan
digunakan sebagai acuan untuk melakukan evaluasi penawaran dan negosiasi harga
kepada calon Supplier. Sehingga proses penyusunan HPS memiliki peran penting,
apabila HPS jauh lebih rendah dari nilai perolehan tender maka proses tender harus
diulang (retender) atau akan dilakukan penyesuaian anggaran pembelian (rebudgeting).
Sebaliknya
jika
HPS
jauh
di
atas
nilai
perolehan
tender
maka
terjadi
pemborosan
dalam
penggunaan
anggaran
pembelian
(over
budgeting).
Pada
sistem
sentralisasi
yang
diterapkan
PIHC
penyusunan
HPS
dilakukan
melalui
dua
tahap,
yaitu
penyusunan
HPS
awal
oleh
PKC
dan
penyusunan
HPS
tender
oleh
PIHC.
Pada
penyusunan
HPS
awal
dan
HPS
tender
terdapat
proses
kerja
yang
sama
atau
berulang yaitu pada kegiatan mencari sumber data sebagai referensi
pembentuk HPS dan perhitungan komponen-komponen biaya pembentuk HPS.
Proses yang sama atau berulang tersebut terjadi karena tidak adanya standar atau
kesepakatan antara PKC dan PIHC dalam penyusunan HPS, sehingga waktu proses
perencanaan menjadi lama.
Penyusunan HPS awal oleh PKC harus dilakukan karena PKC adalah pemilik
anggaran pembelian dan sebagai acuan input data anggaran pada sistem. Meskipun
PKC sudah menyusun HPS yang sudah sesuai dengan kriteria tender, pencarian
sumber data dan perhitungan ulang tetap dilakukan kembali oleh PIHC. Hal
tersebut dimaksudkan agar HPS masih relevan untuk digunakan pada saat tender.
Tujuan dari penelitian ini adalah mengusulkan model perhitungan (pengembangan
model matematis), menyusun alur proses atau langkah-langkah pembuatan HPS
dan membuat format standar HPS bahan baku impor untuk perbaikan proses bisnis
penyusunan HPS. Berbeda dengan penelitian-penelitian sebelumnya yang
membahas mengenai pembentukan harga (pricing), usulan pengembangan model
matematis pada penelitian ini mempertimbangkan biaya angkutan laut (freight),
jenis incoterm yang digunakan dan metode pembayaran menggunakan Letter of
Credit (LC). Model usulan ini digunakan untuk mencari nilai minimum dari
komponen pembentuk harga yang mendekati harga pasar dan sesuai dengan kriteria
tender. Sehingga didapatkan penghematan dari anggaran pembelian.
Dari pengembangan model matematis yang diusulkan didapatkan alur dan standar
proses penyusunan HPS baru yang akan digunakan sebagai dasar perbaikan proses
bisnis penyusunan HPS. Dengan menggunakan streamlining pada model Business
Process Improvement (BPI) oleh Harrington (1991) dan dilakukan proses eliminasi
aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah, penyederhanaan proses kerja dan
mengurangi waktu proses.
Nilai HPS minimum yang dihasilkan dari model usulan adalah dengan memilih
pengiriman dalam bentuk curah, pembayaran menggunakan LC UPAS, incoterm
CFR dan menetapkan pelabuhan bongkar di pelabuhan Tanjung Priok. Model HPS
usulan dapat memberikan total penghematan anggaran sebesar 56,38% atau sebesar
Rp. 35.674.605.957,- jika dibandingkan dengan model HPS existing.
Kemudian dilakukan perbandingan keakuratan antara model penyusunan HPS
usulan dengan existing menggunakan Mean Absolute Percentage Error (MAPE)
terhadap nilai hasil tender (data untuk validasi). Didapatkan hasil model usulan
memiliki keakuratan yang lebih baik dibandingkan dengan model existing, dengan
nilai MAPE HPS usulan sebesar 6,91% dan model existing memiliki nilai MAPE
sebesar 16,11% terhadap nilai tender.
Pada perbaikan proses bisnis dilakukan simulasi dengan Business Process
Management Notation (BPMN) untuk menganalisis waktu kerja. Hasil dari
simulasi perbaikan proses bisnis, diperoleh penghematan waktu kerja sebesar
36,82%. Perbaikan tersebut dilakukan dengan menghilangkan aktivitas pencarian
sumber data dan perhitungan ulang HPS pada perencana bahan baku dan jasa
forwarding PIHC.