Perpustakaan Digital ITB

Objektif penelitian ini adalah mengembangkan dan mendesain sistem yang efektif untuk pengelolaan tenaga kerja lepas (freelance) di industri event Indonesia dengan menggunakan pendekatan kualitatif berbasis studi kasus Evoria Event Orchestrator. Sebagai perusahaan manajemen acara berskala menengah yang membutuhkan banyak tenaga freelance, Evoria menghadapi tantangan struktural dalam mengelola basis talenta terus berkembang. Saat ini ada 900 orang freelance yang terdaftar dalam komunitas freelance Evoria, tetapi hanya 10 persen yang aktif. Rendahnya pemanfaat ini disebabkan karena tidak ada sistem yang terpusat untuk rekruitmen, penugasan, evaluasi hingga retensi freelance yang berujung pada keterlambatan operasional, komunikasi yang tidak konsisten, serta variasi dalam kualitas hasil kerja. Penelitian ini menggunakan metode studi kasus denga pendekatan kualitatif dengan metode Design Thinking untuk menggali pengalaman manusia dan proses organisasi yang menimbulkan ketidakefisienan tersebut. Metode dan pendekatan ini dipilih karena menggabungkan empati, kolaborasi, dan proses iteratif untuk mencapai efisiensi sistem sekaligus untuk mempertahankan motivasi manusia yakni tim Evoria dan freelance. Kerangka konseptual penelitian ini menggabungkan tiga kerangka teori: Event Lifecycle dari Getz (2012), Volunteer Management Lifecycle dari Cuskelly (2006), dan satu variabel dari Employee Lifecycle Model oleh Sullivan (2014). Ketiganya menyediakan kerangka komprehensif yang menuntun organisasi untuk membangun sistem yang efisien tanpa kehilangan sisi manusiawi, sehingga struktur kerja dan kolaborasi antarindividu dapat berjalan selaras. Data dikumpulkan melalui wawancara semi terstruktur dengan tenaga lepas dan tim internal Evoria yaitu Head of Event, Event Manager, dan Admin HR, serta dilengkapi data sekunder dari dokumen internal. Analisis tematik menemukan enam akar permasalahan utama: waktu persiapan yang singkat, budaya kerja cepat tanpa sistem, koordinasi manual, kesenjangan keterampilan tenaga lepas, komunikasi yang bergantung pada individu, serta umpan balik yang tidak diubah menjadi pembelajaran. Untuk mengatasi hal tersebut, penelitian ini merancang dan menguji tiga solusi strategis: (1) Evoria Crew Planner, sistem perencanaan tenaga kerja terpusat yang meningkatkan perencanaan dan distribusi kerja; (2) Evoria Coordination Manual, panduan alur kerja standar untuk menyelaraskan koordinasi antara divisi HR dan Event; serta (3) Evoria Learning Hub & Freelance Circle, unit bisnis baru untuk pelatihan, sertifikasi, dan pembangunan komunitas tenaga lepas. Hasil uji coba menunjukkan peningkatan kecepatan koordinasi, kejelasan beban kerja, serta kepuasan tim Evoria, menegaskan bahwa efisiensi dapat dicapai tanpa mengorbankan fleksibilitas dan hubungan manusia. Penelitian ini menyimpulkan bahwa keseimbangan antara struktur dan empati merupakan kunci keberhasilan pengelolaan tenaga lepas yang berkelanjutan. Melalui pendekatan berbasis desain, Evoria berhasil mengubah proses manual yang terfragmentasi menjadi sistem terpadu berbasis data yang memenuhi kebutuhan operasional sekaligus aspek manusia. Model ini dapat menjadi referensi bagi penyelenggara acara lain di Indonesia untuk memprofesionalkan sistem manajemen tenaga lepas mereka.