Perpustakaan Digital ITB

Proses pengajuan sertifikasi yang ada saat ini di PT Kereta Api Indonesia masih dilakukan secara terpisah dan belum terintegrasi dalam satu sistem informasi yang menyeluruh. Banyak pengajuan dilakukan secara manual atau melalui berbagai platform tidak seragam, sehingga menimbulkan beberapa kendala, seperti kurangnya efisiensi dan akurasi pencatatan, risiko duplikasi data atau kehilangan dokumen, lambatnya proses persetujuan akibat alur informasi yang tidak terpusat, serta kurangnya transparansi yang menyulitkan pegawai memantau status pengajuan sertifikasi, permasalahan ini dapat menghambat pengelolaan SDM dan berdampak pada kesiapan operasional, sehingga dibutuhkan sistem informasi terintegrasi yang dapat mengelola seluruh proses pengajuan secara digital, mulai dari pengajuan hingga persetujuan akhir. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode interview dan pengumpulan data internal perusahaan. Data yang dikumpulkan dianalisis menggunakan framework DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, and Control) untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi dengan mengidentifikasi dan menghilangkan penyebab cacat atau masalah dalam proses bisnis yang ada. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi berbasis kertas (manual) yang digunakan untuk pengajuan sertifikasi oleh pekerja lapangan dan pihak yang memberikan persetujuan menimbulkan berbagai masalah, termasuk keterlambatan, kesalahan informasi, dan tidak adanya metode pemantauan pengajuan. Peralihan ke sistem informasi berbasis web berhasil mengurangi waktu pengajuan dan kesalahan dengan mengonsolidasikan basis data karyawan dan mengotomatisasi sebagian besar proses. Namun, sistem ini masih memiliki kekurangan, seperti ketergantungan pada perangkat laptop untuk pekerja lapangan, pengunggahan dokumen secara manual, dan kurangnya pengingat otomatis yang menyebabkan keterlambatan. Analisis lebih lanjut mengungkapkan akar penyebab tambahan, seperti tidak adanya akses mobile, prosedur operasi standar yang tidak memadai, dan kurangnya integrasi dengan basis data internal. Sebagai solusi, sistem pengajuan sertifikasi berbasis mobile diusulkan untuk menyederhanakan proses pengajuan dan persetujuan dengan memungkinkan akses mobile, pengisian otomatis dokumen, serta fitur pelacakan yang lebih baik. Peralihan ke pendekatan mobile ini diharapkan dapat mengatasi kekurangan sistem yang ada, meningkatkan efisiensi, keakuratan, dan pengalaman pengguna secara keseluruhan, serta memberikan manfaat jangka panjang melalui otomatisasi yang lebih cerdas dan desain yang responsif.