Perpustakaan Digital ITB

UPT Pengadaan ITB merupakan unit kerja internal ITB yang mengelola pengadaan kebutuhan barang dan jasa untuk seluruh unit kerja di dalam lingkup ITB. UPT Pengadaan ITB memiliki permasalahan waktu pemenuhan permintaan barang khususnya kelompok kertas dan toner/cartridge yang terlalu lama, yaitu 46 hingga 69 hari pada tahun 2016 hingga 2020. Kelompok barang kertas memiliki jumlah permintaan terbanyak dari 2016 hingga 2020 sebesar 75,920, sedangkan kelompok barang toner/cartridge menempati urutan keenam terbanyak sebesar 8,544. Maka dari itu, minimasi dari waktu pemenuhan tersebut hendak dilakukan oleh UPT Pengadaan ITB untuk meningkatkan kelancaran operasional ITB. Penelitian ini pertama-tama melakukan analisis terhadap proses bisnis eksisting dengan value stream mapping (VSM). Kemudian berdasarkan studi literatur, ditetapkan bahwa implementasi sistem inventori dapat membantu minimasi waktu sistem. Implementasi sistem inventori yang dapat dilakukan oleh UPT Pengadaan terbagi mejadi vendor managed inventory (VMI), pengelolaan mandiri oleh UPT Pengadaan, dan penggunaan jasa 3rd party logisticss (3PL). Selanjutnya, dilakukan evaluasi waktu dan biaya terhadap ketiga sistem alternatif usulan tersebut. Evaluasi waktu sistem dilakukan dengan metode simulasi Monte Carlo, sedangkan evaluasi biaya dilakukan dengan melihat komponen biaya setiap sistem. Setelah simulasi waktu pengadaan dan evaluasi biaya dilakukan, didapat kesimpulan bahwa sistem terbaik pengelolaan sistem inventori dilakukan oleh vendor atau vendor managed inventory (VMI). Performansi sistem usulan yang direkomendasikan dapat mengurangi waktu pemenuhan hingga 11,7 hari kerja atau penurunan 74,6% hingga 83%. Biaya untuk implementasi sistem usulan VMI diestimasi sebesar Rp2.082.611.616,62 yang naik 18,58% dari biaya sistem eksisting, sebesar Rp1.756.357.184,48. Namun kenaikan biaya tersebut dikompensasi dengan penurunan waktu pengadaan sekitar 70% hingga 80%.