Perpustakaan Digital ITB

Efisiensi dan efektivitas proses pengadaan berperan penting dalam kelancaran operasi organisasi, khususnya di industri dengan rantai pasokan yang rumit seperti sektor penerbangan. Namun kondisi performance procurement yang terjadi di perusahaan Indonesia Aerospace sekarang dinilai belum memenuhi kriteria efektif dan efisien berdasrkan nilai Key Performance Indicator yang belum mencapai target (>90%) terutama pada proses perubahan Purchase Requisiton to Purcahase Order yang baru mencapai 10.1% secara keseluruhan commodity. Sehingga, tesis ini berfokus pada lead time permintaan pembelian yang tertunda menjadi purchase order untuk komoditas standard part di Departemen Pengadaan PTDI. Melalui analisis komprehensif terhadap proses kerja pengadaan, pengumpulan data, dan wawancara dengan pemangku kepentingan, penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi akar penyebab dan konsekuensi dari keterlambatan lead time dalam proses pengadaan dan juga menentukan rantai pasok strategi terbaik untuk departemen pengadaan. Dengan memeriksa kinerja, hambatan, dan area potensial untuk perbaikan yang ada di departemen pengadaan, penelitian ini berkontribusi untuk meningkatkan efisiensi pengadaan dan meminimalkan penundaan dalam operasi. Akar penyebab mengungkapkan sejumlah faktor yang berkontribusi terhadap lead time tertunda, seperti proses yang tidak efektif dan efisien, prosedur kerja manual, terutama dalam proses negosiasi dan evaluasi antara pembeli dan pemasok, birokrasi dalam dokumen, buruk dalam mengelola dan memperbarui data kebutuhan pemasok, tidak ada cadangan untuk calon pemasok baru, dan kurangnya pemantauan dan komunikasi antara departemen internal dan eksternal. Dampak dari keterlambatan ini antara lain keterlambatan dalam mengikuti proses di departemen lain (seperti produksi), meningkatkan potensi keterlambatan pengiriman produk ke pelanggan, dan mempengaruhi kepuasan pelanggan. Berdasarkan temuan studi tersebut, beberapa solusi bisnis diusulkan untuk mengatasi tantangan tersebut. Solusi bisnis yang direkomendasikan didasarkan pada evaluasi analisis tinjauan literatur studi, analisis metode kuantitatif untuk menetapkan komoditas mana yang memiliki kinerja buruk, analisis kinerja vendor, dan hasil penilaian survei berbobot. Analisis pendekatan metode kualitatif dilakukan dalam bentuk wawancara semi terstruktur dengan buyer dan survei terhadap enam pegawai pengadaan yang ahli di bidangnya masing-masing. Kesimpulan dari keseluruhan proses analisis adalah implementasi e-procurement dengan vendor management system. Dengan menerapkan solusi tersbut, Departemen PTDI dapat secara signifikan mengurangi waktu tunggu permintaan pembelian hingga pesanan pembelian untuk komoditas suku cadang standar sekitar 65%. Manfaat yang diperoleh mengarah pada peningkatan efisiensi operasional, berkurangnya kemungkinan keterlambatan produk ke konsumen, dan peningkatan kepuasan pelanggan.