Perpustakaan Digital ITB

Aktivitas kolaborasi memberikan dampak yang signifikan dalam usaha kolektif manusia. Dalam melaksanakan aktivitas kolaborasi tersebut dibutuhkan suatu lingkungan kolaborasi (collaborative environment), yaitu sistem yang mendukung user dalam melaksanakan tasks secara kolaboratif. Dalam membangun lingkungan kolaborasi yang semakin kompleks dan berkembang semakin dinamis dalam memenuhi kebutuhan bisnis, diperlukan dukungan dari suatu perangkat terotomasi (automated tools). Automated Tools mampu meningkatkan kecepatan dalam membangun dan memodifikasi sistem, serta mengkoordinasikan sejumlah besar pengetahuan yang harus dikelola dan diperbaharui. Perangkat tersebut tercakup dalam sebuah ensiklopedia. Tesis ini bertujuan untuk membangun sebuah model ensiklopedia yang mampu mendukung suatu lingkungan kolaborasi. Adapun research question yang dimunculkan adalah “Bagaimana merancang ensiklopedia untuk membangun lingkungan kolaborasi yang mampu menciptakan proses kolaborasi yang dinamis dan efektif?”. Research Question tersebut diturunkan menjadi dua research question yaitu (1) “Bagaimana membangun proses kolaborasi yang efektif dan dinamis?” dan (2) “Bagaimana membangun lingkungan kolaborasi yang mendukung proses kolaborasi yang efektif dan dinamis?” Dalam menjawab seluruh research question yang telah didefinisikan, digunakan metodologi non-experimental atau qualitative design. Tahapan yang dilakukan adalah studi literatur, analisis dan perancangan model kolaborasi, perancangan lingkungan kolaborasi, perancangan model ensiklopedia, implementasi, dan penarikan kesimpulan. Kegiatan analisis dan perancangan model kolaborasi diawali dengan melakukan observasi terhadap dua model kolaborasi yang memiliki perspektif berbeda. Model pertama merupakan Collaborative Network Ontology yang memodelkan proses kolaborasi dengan menggunakan konsep ontologi dan rules. Sedangkan model kedua, yaitu models of collaboration, menggambarkan proses kolaborasi secara deskriptif, dengan mengelompokan aktivitas kolaborasi ke dalam lima kelompok berdasarkan interaksi yang terjadi di dalamnya, yaitu library, solicitation, team, community, dan process support. Perpaduan dua model kolaborasi ini menghasilkan lima collaborative network ontology, masing-masing merepresentasikan kelompok dalam models of collaboration. Dengan demikian konsep ontologi dapat diterapkan pada situasi kolaborasi yang sederhana hingga situasi yang kompleks. Konsep ontologi tersebut membentuk knowledge base yang mendukung proses kolaborasi yang efektif dan dinamis. Model kolaborasi yang dibangun telah memenuhi hampir seluruh persyaratan proses kolaborasi, kecuali kemampuannya dalam mengidentifikasi resiko dan pengukuran rencana kontigensi. Hal ini selanjutnya akan diakomodasi oleh lingkungan kolaborasi. Lingkungan kolaborasi dibangun berdasarkan Framework kolaborasi DARPA IC&V. Dalam menggunakan framework ini terlebih dahulu dilakukan identifikasi atas model kolaborasi yang akan diterapkan dalam organisasi. Penentuan ini penting dalam rangka mengetahui kebutuhan organisasi atas aktivitas kolaborasi. Lingkungan kolaborasi mewadahi elemen-elemen yang tercakup dalam model kolaborasi, baik Collaborative Ontology (CO) maupun Collaborative Process Ontology (CPO). Dengan demikian lingkungan kolaborasi mengakomodasi seluruh elemen dari model kolaborasi. Dalam perencanaan lingkungan kolaborasi didefinisikan pula manajemen perubahan, Collaborative Critical Success Factors (CCSF) dan Error Management. Perancangan manajemen perubahan diharapkan mampu mengatasi perubahan yang terjadi dalam proses kolaborasi. Dengan demikian lingkungan kolaborasi akan mendukung proses kolaborasi yang dinamis. Pendefinisian CCSF diharapkan mampu menjadi pemandu dan alat ukur kesuksesan lingkungan kolaborasi yang dibangun. Sedangkan konsep Error Management digunakan sebagai perangkat untuk identifikasi resiko dan penilaian atas rencana kontigensi. Konsep CCSF dan error management diharapkan mampu mendukung proses kolaborasi yang efektif. Konsep rekayasa informasi dan ensiklopedia yang diterapkan dalam pembangunan dan pemeliharaan lingkungan kolaborasi diharapkan dapat memberikan beberapa keuntungan sebagai berikut (1) Pembangunan sistem lebih cepat dengan adanya automated tools (2) User terlibat secara langsung dalam proses perancangan sistem sehingga sistem yang dibangun akan sesuai dengan kebutuhan user. (3) Terbangunnya sistem yang berkualitas sehingga akan lebih sedikit revisi dan pemeliharaan. (4) Modifikasi pada prosedur dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. (5) End user dapat membuat sistem mereka sendiri dengan menggunakan end-user language and tools. Secara keseluruhan, keberadaan ensiklopedia lingkungan kolaborasi diharapkan dapat mempercepat tercapainya tujuan organisasi dengan adanya dinamisasi performansi