Perpustakaan Digital ITB

Direktorat TIK sebagai lembaga baru hasil penggabungan beberapa UPT, memiliki peran vital sebagai tulang punggung UPI menuju good corporate university governance. Sebagai lembaga baru hasil penggabungan, Direktorat TIK mengalami kendala yaitu tidak seluruh pegawai dari UPT yang digabungkan memiliki pengetahuan yang dibutuhkan di bidang Teknologi Informasi. Penerapan knowledge management (KM) diharapkan dapat menjembatani pengetahuan diantara pegawai di Direktorat TIK. Penerapan KM antara satu organisasi dengan organisasi yang lain akan mengalami perbedaan, hal ini disebabkan karena penerapan KM bersifat unik, dalam arti kondisi organisasi dimana KM diterapkan turut mempengaruhi strategi penerapan KM. Oleh sebab itu sebelum menerapkan KM di organisasi, perlu dilakukan kegiatan pendahuluan yang bertujuan mengetahui kondisi organisasi secara faktual. Salah satu kegiatan yang dilakukan adalah audit pengetahuan. Audit pengetahuan prinsipnya harus dapat menjawab pertanyaan “pengetahuan apa yang dimiliki, pengetahuan apa yang hilang, siapa yang membutuhkan pengetahuan ini,dan bagaimana mereka menggunakannya? Metode penelitian yang digunakan dalam audit pengetahuan di Direktorat TIK adalah metode kualitatif dengan berpedoman pada tugas pokok dan fungsi Direktorat TIK. Instrumen penelitian yang digunakan adalah kuesioner berupa pertanyaan yang bersifat open-ended, sampel penelitian berjumlah 24 orang dari 41 pegawai Direktorat TIK. Hasil audit pengetahuan menunjukkan pada divisi-divisi Direktorat TIK masih terdapat divisi yang tidak menyadari pengetahuan yang harus dimiliki dan memiliki kesenjangan pengetahuan dengan jumlah hampir setengah dari keseluruhan pengetahuan yang seharusnya dimiliki. Pada dasarnya pegawai Direktorat TIK telah terbiasa dalam berbagi pengetahuan, salah satu indikator adalah sumber pengetahuan yang dipilih sebagai prioritas dalam menemukan pengetahuan dan dipilihnya pegawai dari divisi lain sebagai pegawai yang sering memberikan solusi. Selain hal tersebut hasil audit pengetahuan menunjukkan adanya bentuk pengetahuan yang dibagi, yang harus menjadi perhatiaan adalah bentuk pengetahuan “arahan – lisan” dan contoh pengerjaan. Kedua bentuk pengetahuan ini apabila tidak diformalisasikan menjadi pengetahuan eksplisit dikhawatirkan akan menjadi pengetahuan tacit yang akan sulit untuk diakses oleh pegawai lainnya. Berdasarkan hasil audit pengetahuan maka Direktorat TIK harus menyiapkan strategi penerapan KM yang sesuai dengan kondisi lingkungan dan budaya kerja lembaga, yang didukung oleh kebijakan yang mendukung, sehingga penerapan KM dapat berjalan sesuai dengan harapan dan tujuan yang ditetapkan. Untuk menjaga kebiasaan pegawai Direktorat dalam berbagi pengetahuan, perlu dirancang kegiatan yang mendukung sesuai dengan hasil audit pengetahuan, beberapa kegiatan yang dapat dirancang oleh direktorat TIK adalah membangun community of practice (CoP) dan memfasilitasi kegiatan seperti knowledge cafe.