PT Wijaya Karya (WIKA) adalah perusahaan induk yang memiliki tujuh anak perusahan.
Seluruh perusahaan ini memiliki banyak proyek dan setiap proyeknya membutuhkan barang
kebutuhan proyek, baik barang dan jasa strategis maupun nonstrategis. Seluruh barang ini
membutuhkan proses logistik yang diantarkan dari pihak penyuplai ke lokasi proyek.
Dengan banyaknya logistik yang dibutuhkan untuk seluruh proyek, maka perencanaa
dibutuhkan agar seluruh proses berjalan dengan baik dan benar. Saat ini, perencanaan
logistik dilakukan secara menual dan sering kali penanggung jawab logistik proyek sebagai
pembeli meminta kebutuhan logistik secara mendadak. Dengan keterbatasan sumber daya di
DSCM (Divisi Supply Chain Management) yang mengelola proses logistik, terkadang
permintaan tersebut membuat mereka kewalahan karena tidak ada standarisasi proses
logistik. Ada juga kekurangan dalam mengontrol status logistik, seperti posisi kargo secara
real-time. Selain itu, tidak ada siapapun yang bisa melacak status secara langsung, kecuali
penanggung jawab logistik yang harus menghubungi sopir truk atau penanggung jawab 3PL
(third-party logistics) untuk mendapatkan informasi status saat ini. Selain itu, sebagai
masalah tambahan, penerapan sistem HSE (health, safety, and environment) pun belum
maksimal karena tidak ada yang mengontrol penerapan HSE tersebut. Terakhir, sistem
pelaporan dokumen dilakukan secara manual. Setiap sumber daya harus membuat dokumen
yang memakan waktu minimal dua minggu setelah kargo diterima dan jika tidak ada
kecelakaan yang terjadi selama pengiriman.
Dengan permasalahan tersebut, kinerja logistik WIKA akan terpengaruh. Kinerja yang
pertama adalah lead time dimana jika lead time setiap proses dikurangi, maka waktu proses
logistik akan lebih efisien. Kedua, biaya logistik sekitar sepuluh hingga lima belas persen
dari nilai barang. Sedangkan jika biaya logistik dapat ditekan, maka total biaya juga akan
berkurang. Ketika total biaya dikurangi, keuntungan yang akan dihasilkan meningkat. Oleh
karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk mengurangi total biaya untuk
meningkatkan laba perusahaan.
Solusi dari permasalahan tersebut adalah mengembangkan sistem berbasis cloud yang
terintegrasi dengan sistem internal dan eksternal atau disebut Sistem Informasi Logistik
Terintegrasi. Sistem ini dapat menyediakan standarisasi proses bisnis logistik untuk
memfasilitasi perencanaan dan permintaan pesanan dari proyek ke DSCM. Pihak 3PL juga
termasuk dalam sistem ini untuk dapat memberikan pelacakan real-time pada kargo yang
mereka kirimkan. Sistem berbasis cloud ini dapat memberikan akses yang lebih mudah di
manapun kapanpun. Saat ini sistem dirancang dalam bentuk diagram dan prototipe yang
dikembangkan dalam Microsoft Excel, namun untuk rencana implementasi ke depan, akan
memakan waktu sekitar tiga belas bulan untuk pengembangan, mulai dari mencari calon
perusahaan pengembang, proses tender, proses pengembangan, hingga diimplementasikan
sebagai percontohan proyek. Ketika diterapkan, sistem ini diproyeksikan dapat mengurangi
biaya logistik dan proses lead time, sehingga logistik dapat berjalan lebih efisien dan
profitabilitas perusahaan akan meningkat.