Perpustakaan Digital ITB

Kegiatan pengadaan barang dan jasa pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) dilakukan oleh Panitia Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ) yang dibentuk dibawah tanggung jawab Unit Pengadaan Barang dan Jasa. Dalam pelaksanaa kegiatan pengadaan, Panitia PBJ memanfaatkan teknologi dan mengikuti best practice yang ada yaitu merancang, membangun dan mengimplementasikan aplikasi e- procurement. E-procurement diimplementasikan pada tahun 2015, sampai saat ini penggunaan e-procurement di PT KAI belum maksimal dan penilaian evaluasi penawaran para penyedia masih dilakukan secara manual, sehingga penentuan pemenang pengadaan memakan waktu lebih lama dan menjadi tidak obyektif. Penelitian ini ditujukan untuk merancang digitalisasi proses pemilihan pemenang penyedia jasa. Penelitian ini diharapkan dapat membantu seluruh stakeholder pada proses pemilihan penyedia jasa secara otomatisasi sehingga mampu mengurangi risiko kesalahan yang ditimbulkan dari proses pengecekan dan pemasukan data yang saat ini masih dilakukan secara manual. Selain itu penentuan pemenang menjadi obyektif serta didapat penyedia jasa dengan kualitas pekerjaan dan harga yang baik. Perancangan digitalisasi pada penelitian ini diawali dengan melakukan analisis model dan kondisi sistem aktual dan merancang perbaikan proses bisnis serta perbaikan pengambilan keputusan evaluasi pemilihan penyedia jasa. Kemudian dilakukan pengembangan rancangan digitalisasi yang meliputi identifikasi dokumen yang akan didigitalisasi, identifikasi data dari setiap dokumen yang didigitalisasi, merancang format digitalisasi dokumen, dan proses digitalisasi terhadap dokumen- dokumen tersebut. Selanjutnya melakukan perancangan sistem informasi dan perangkat prototipe digitalisasi untuk merealisasikan rancangan digitalisasi yang telah dibuat. Otomatisasi dalam pemilihan pemenang berdasarkan digitalisasi pemilihan penyedia jasa menggunakan tools Optical Character Recognition (OCR). Hasil dari penelitian ini adalah prototipe digitalisasi pemilihan penyedia jasa di PT KAI. Uji coba prototipe digitalisasi dilakukan menggunakan data real dari proses pengadaan jasa di PT KAI, dan dilakukan untuk mengetahui performa sistem dalam menjalankan seluruh perintah yang diminta oleh pengguna sistem. Hasil uji coba menunjukkan bahwa rancangan digitalisasi yang dibuat telah mampu untuk menjalankan seluruh prosedur yang digunakan pada proses pemilihan penyedia jasa. Hasil rancangan digitalisasi sudah melalui proses verifikasi, validasi, serta uji coba, sehingga dapat diimplementasikan dan dimanfaatkan untuk mendukung proses pemilihan penyedia barang di PT KAI serta mampu menurunkan risiko kesalahan dalam proses pemasukan data penyedia serta meningkatkan kecepatan dan akurasi dari proses verifikasi, pemeriksaan dokumen, dan penentuan pemenang pemilihan penyedia jasa.